Manténgase a la vanguardia con un software de operaciones de campo eficaz

• Personal de T-ROC
• 14 de diciembre de 2023
• 11 minutos de lectura

El software de operaciones de campo se está volviendo cada vez más vital para que las empresas sigan siendo competitivas y mejoren la eficiencia operativa. Exploremos la importancia de este software y lo que necesita saber para mantenerse a la vanguardia en un mercado cada vez más competitivo.

Comprensión del software de operaciones de campo

Definición y funciones clave

El software de operaciones de campo se refiere a aplicaciones y plataformas diseñadas para ayudar a las empresas a gestionar trabajadores móviles y equipos de operaciones de campo. Las funciones clave del software de operaciones de campo incluyen programar y enviar trabajos a los trabajadores de campo, rastrear el estado del trabajo y la ubicación de los trabajadores de campo, gestionar órdenes de trabajo y facturas, integrarse con sistemas de contabilidad y ERP de back-end, optimizar rutas y horarios, proporcionar aplicaciones móviles para trabajadores de campo para ver las asignaciones e informar el estado del trabajo, y analizar el desempeño a través de KPI e informes.

Al conectar el back office con los empleados de campo móviles, el software de operaciones de campo tiene como objetivo mejorar la productividad, la responsabilidad, el servicio al cliente y el despacho, el costeo del trabajo, la facturación y otros aspectos de la gestión de una fuerza laboral móvil que realiza trabajos en el sitio como reparaciones, instalaciones, inspecciones, o citas de ventas. Las principales capacidades incluyen optimización de programación, seguimiento GPS en vivo, despacho automatizado, gestión de trabajos, enrutamiento, gestión de inventario, gestión de órdenes de trabajo y habilitación de técnicos a través de aplicaciones móviles.

La importancia en el entorno empresarial actual

El software de operaciones de campo se ha vuelto extremadamente importante para las empresas con una fuerza laboral de servicios de campo por varias razones:

• Mejora la productividad y la eficiencia
• La optimización de rutas permite más trabajos por día.
• El seguimiento del inventario reduce el tiempo de reordenación de piezas.
• El acceso móvil ayuda a los técnicos a acceder a la información más rápido.
• Mejora la satisfacción del cliente
• La optimización de la programación reduce los tiempos de espera de las citas.
• Los técnicos pueden acceder a los historiales de los clientes en el sitio para resolver los problemas rápidamente.
• Reduce costos
• La optimización de rutas reduce el consumo de combustible.
• El seguimiento preciso de las piezas evita pedidos innecesarios.
• La facturación rápida significa pagos más rápidos.
• Proporciona información sobre datos
• Informes detallados sobre órdenes de trabajo, tiempos de respuesta, etc.
• Identifica áreas de mejora.
• Gestiona la creciente complejidad
• A medida que aumentan las expectativas de los clientes, el software se vuelve esencial.
• Más datos y flujos de trabajo para coordinar entre fuerzas de trabajo dispersas.

Características a buscar en un software de operaciones de campo eficaz

El software de operaciones de campo ayuda a las empresas de servicios a gestionar sus operaciones de campo de manera más eficiente. Hay algunas características clave que debe buscar y que pueden maximizar la efectividad del software para su negocio.

Facilidad de uso y accesibilidad

El software debe tener una interfaz intuitiva y fácil de usar para que los técnicos de campo puedan navegar fácilmente en dispositivos móviles. No debería requerir una formación exhaustiva para comprender y utilizar las distintas características y funciones. Será más probable que los técnicos adopten completamente el software si es simple y fácil de usar en el campo.

El sistema también debería funcionar sin conexión o con conectividad limitada. Los técnicos suelen trabajar en áreas con un servicio inalámbrico irregular, por lo que es importante poder seguir utilizando las capacidades del software sin una conexión a Internet. Los paneles y vistas basados ​​en roles permiten a diferentes usuarios, como técnicos, despachadores y gerentes, acceder a la información más relevante para su puestos de trabajo.

Capacidades de integración

El software debe integrarse con sus otros sistemas como contabilidad, CRM, gestión de inventario, etc. Esta integración elimina la entrada de datos redundante y garantiza que diferentes sistemas compartan información actualizada. Por ejemplo, los detalles del trabajo completado en el software de operaciones de campo deberían sincronizarse automáticamente con su plataforma de contabilidad.

Una API abierta permite al proveedor de software crear integraciones personalizadas con sus otros sistemas de software. Esta flexibilidad garantiza que pueda conectar la solución de operaciones de campo a su pila tecnológica existente. Las aplicaciones móviles nativas que se conectan directamente a la plataforma de software eliminan la necesidad de desarrollo de aplicaciones de terceros y trabajo de integración adicional.

Seguimiento e informes de datos en tiempo real

El software debe proporcionar visibilidad en tiempo real de los datos de las operaciones de campo, como el estado del trabajo, la ubicación del técnico, las piezas utilizadas, los tiempos de llegada y el porcentaje de finalización. Los datos en tiempo real permiten a los despachadores tomar mejores decisiones de programación y proporcionar ETA más precisas a los clientes.

La sólida funcionalidad de informes le permite extraer y analizar datos como la duración promedio del trabajo, los ingresos por área de servicio, las tendencias de uso de piezas y las métricas de desempeño de los técnicos. El acceso a este tipo de datos puede ayudar a optimizar las operaciones. Las alertas y notificaciones basadas en datos se pueden configurar para señalar problemas como llegadas tarde, órdenes de trabajo vencidas y horas extra excesivas. Esta información en tiempo real le permite mejorar de forma proactiva la prestación de servicios de campo.

El futuro del software de operaciones de campo

Análisis predictivo e integración de IA

Una de las fronteras más interesantes del software de operaciones de campo es la integración del análisis predictivo y la inteligencia artificial (IA). Al analizar patrones y datos históricos, el análisis predictivo puede pronosticar cosas como la demanda futura, las necesidades de recursos y las fallas de los equipos. La IA va un paso más allá al aprender y mejorar continuamente sus predicciones con el tiempo.

Para las empresas de servicios de campo, estas tecnologías permiten cosas como el mantenimiento predictivo, que detecta cuándo el equipo necesita servicio antes de que falle. Esto reduce el tiempo de inactividad y mejora la satisfacción del cliente. La programación y el despacho impulsados ​​por IA pueden asignar al técnico adecuado con las habilidades y piezas adecuadas para cada trabajo para obtener tasas de reparación más altas a la primera.

A medida que los algoritmos se vuelvan más avanzados, el software de operaciones de campo mejorará en la programación dinámica, teniendo en cuenta el tráfico en tiempo real, las condiciones climáticas y otras interrupciones. Los técnicos pueden ser redirigidos automáticamente según el lugar donde se necesiten con mayor urgencia. La realidad aumentada también desempeñará un papel, superponiendo información predictiva directamente en la línea de visión de un técnico en sus gafas AR o dispositivo móvil.

IoT y sistemas basados ​​en la nube

El Internet de las cosas y la computación en la nube están transformando las operaciones de campo. Los sensores en equipos, vehículos y activos brindan datos continuos a los equipos de campo. Los posibles problemas se pueden detectar de forma proactiva antes de enviar a un técnico.

El software basado en la nube centraliza la afluencia de datos de los sensores de IoT. Los datos se vuelven accesibles en toda la organización. Los técnicos pueden ver historiales completos de clientes y datos de equipos desde cualquier ubicación. La visibilidad del inventario en tiempo real permite realizar pedidos de piezas proactivos. Con la nube, los equipos de campo ganan más agilidad, movilidad y flexibilidad.

A medida que las redes 5G se expandan, se conectarán aún más dispositivos IoT. Esto enriquecerá la inteligencia de operaciones de campo basada en la nube. Los técnicos recibirán orientación en tiempo real sobre cómo resolver las llamadas de servicio más rápido. Los flujos de trabajo se optimizarán mediante recomendaciones basadas en datos. Los equipos de servicio de campo se fortalecen al aprovechar estos datos.

Software de operaciones de campo solo para dispositivos móviles

La industria de servicios de campo está atravesando una transición del software de escritorio tradicional a aplicaciones móviles diseñadas específicamente para tabletas y teléfonos inteligentes. Los técnicos prefieren soluciones diseñadas para dispositivos móviles en lugar de tener que sincronizar con sistemas administrativos separados.

Las aplicaciones móviles de servicios de campo están revolucionando los flujos de trabajo de los técnicos. Se puede acceder a las órdenes de trabajo, horarios, datos de inventario, historial del cliente y rutas de viaje en el dispositivo móvil del técnico. Se pueden seguir las instrucciones de reparación paso a paso. Las piezas se pueden escanear para validar que se estén instalando en el equipo correcto. Los pagos se pueden procesar en el sitio.

Ser completamente móvil aumenta la productividad en el campo y reduce la comunicación innecesaria con la oficina. Los técnicos pueden concentrarse en el cliente y completar el trabajo sin tener que hacer malabarismos con hojas de cálculo o papeleo. Las operaciones de campo están optimizadas y aún así están conectadas a sistemas back-end a través de la nube.

Cómo elegir el software de operaciones de campo adecuado para su empresa

Identificación de las necesidades de su negocio

El primer paso para elegir un software de operaciones de campo es tener una comprensión clara de las necesidades y objetivos de su negocio. Considere qué puntos débiles desea resolver o qué mejoras desea realizar. Las necesidades comunes de las empresas de servicios de campo que el software de operaciones de campo pretende abordar incluyen:

• Mejorar el envío y las rutas de los técnicos para aumentar las llegadas a tiempo.
• Agilizar las órdenes de trabajo y la gestión de trabajos desde su creación hasta su finalización.
• Mejorar el seguimiento de inventario y la gestión de piezas/materiales.
• Aumentar las tasas de reparación por primera vez y disminuir las llamadas de servicio repetidas.
• Mejora de la productividad de los técnicos y la gestión de cuentas.
• Proporcionar una mejor visibilidad del rendimiento y las métricas de las operaciones de campo.
• Mejorar la comunicación y la satisfacción del cliente.

Tener una idea clara de las necesidades únicas de su empresa le ayudará a evaluar y seleccionar el software de operaciones de campo que mejor se adapte a sus requisitos y objetivos. La clave es elegir una solución integral que resuelva sus mayores desafíos, ya sea el despacho, la gestión de órdenes de trabajo, el inventario, la habilitación de técnicos o la experiencia del cliente.

Investigar y comparar opciones

Una vez que conozca sus objetivos, investigue opciones de software de gestión de servicios de campo que puedan satisfacer sus necesidades. Busque soluciones que brinden capacidades como:

• Herramientas de programación y despacho con algoritmos de optimización.
• Integraciones de facturación, facturación y procesamiento de pagos.
• Gestión de inventario con seguimiento y pedidos.
• Gestión de órdenes de trabajo a lo largo del ciclo de servicio.
• Seguimiento de activos y equipos e historial de costos.
• Seguimiento de SLA, renovaciones de contratos y planes de mantenimiento.
• Aplicaciones móviles para técnicos con acceso sin conexión.
• Enrutamiento y emparejamiento basados ​​en habilidades.

Compare soluciones entre modelos de precios, opciones de implementación, cronogramas de implementación, capacitación/soporte y facilidad de uso. Asegúrese de evaluar también las integraciones de CRM y ERP, las capacidades de personalización y las prácticas de seguridad de datos. Tomarse el tiempo para probar demostraciones, leer reseñas y hablar con otros usuarios sobre sus experiencias le permitirá comparar los pros y los contras de los principales contendientes. Asegúrese de priorizar las funciones imprescindibles frente a las que es bueno tener y tenga en cuenta las tareas y objetivos diarios de sus equipos de campo mientras evalúa las opciones para encontrar la solución de software de operaciones de campo ideal. Seleccionar la plataforma tecnológica adecuada es fundamental para permitir que sus equipos de campo trabajen de manera eficiente, permanezcan conectados y accedan a información crítica dondequiera que se encuentren.

Consideraciones para la implementación

Una vez que haya seleccionado una solución de software de servicio de campo, es fundamental planificar cuidadosamente una implementación exitosa. Aquí hay algunos consejos para recordar:

• Planifique flujos de trabajo y optimice los procesos antes de configurar el software.
• Consolidar los datos de los clientes para importarlos a la plataforma.
• Cree cronogramas realistas que tengan en cuenta la migración, personalización, pruebas y capacitación de datos.
• Obtenga la aceptación de los empleados comunicando los beneficios y proporcionando recursos.
• Comience con un pequeño grupo piloto antes de una implementación completa. Integre con el software de contabilidad/ERP desde el principio para la gestión financiera.
• Aproveche el soporte del proveedor de software, los expertos y las comunidades en línea.
• Mida métricas antes y después para cuantificar las mejoras y el ROI.
• Manténgase ágil realizando mejoras continuas basadas en los comentarios de los técnicos.

Modelos de precios

El precio del software de operaciones de campo se puede fijar de varias maneras dependiendo de las capacidades específicas y la escala de la solución. Los modelos de precios comunes incluyen precios por usuario por mes, precios escalonados basados ​​en la cantidad de usuarios y precios empresariales personalizados. El precio por usuario por mes es común para el software de operaciones de campo básico dirigido a pequeñas empresas, y el costo generalmente oscila entre $ 10 y $ 50 por usuario mensual. Esto proporciona acceso a las capacidades principales de programación, despacho, gestión de trabajos y dispositivos móviles.

Los precios escalonados son populares para el software de operaciones de campo dirigido a medianas empresas, y el costo por usuario disminuye a medida que aumenta el número de usuarios. Por ejemplo, el precio puede comenzar en $40 por usuario para hasta 10 usuarios y disminuir a $25 por usuario para entre 11 y 25 usuarios. Los paquetes empresariales para organizaciones grandes a menudo implican precios personalizados negociados en función de la cantidad esperada de usuarios y requisitos de funciones específicas. Las plataformas de operaciones de campo más avanzadas que incluyen automatización compleja del flujo de trabajo, gestión de inventario y seguimiento de equipos pueden tener precios más altos que comienzan en más de $100 por usuario por mes. En general, el modelo de precios seleccionado depende de factores como el tamaño del cliente objetivo, las capacidades de la plataforma y el panorama competitivo.

Encuentre las soluciones de servicio de campo adecuadas para usted

En el competitivo panorama empresarial actual, las empresas de servicios de campo necesitan aprovechar la tecnología para maximizar la productividad y la rentabilidad. La implementación de software de operaciones de campo puede proporcionar numerosas ventajas para optimizar los procesos, reducir costos y aumentar la satisfacción del cliente. Al automatizar la programación, el enrutamiento, el despacho y más, las empresas pueden optimizar las cargas de trabajo de los técnicos y permitir tiempos de respuesta más rápidos. Las funciones de análisis de datos brindan a los gerentes información sobre el desempeño del equipo y las tendencias del proyecto. La facturación integrada elimina el papeleo y acelera el flujo de caja.

Con una plataforma de operaciones de campo con todas las funciones, las empresas pueden eliminar redundancias, mejorar la rendición de cuentas y tener las herramientas y la información que necesitan para tomar decisiones estratégicas inteligentes. Para las organizaciones de servicios de campo que buscan trabajar de manera más inteligente, aumentar la eficiencia y mantenerse por delante de la competencia, invertir en software de operaciones de campo especialmente diseñado es un imperativo estratégico.

En T-ROC Global, sabemos la importancia de contar con un software confiable y fácil de usar para garantizar que sus operaciones continúen funcionando sin problemas. Optimice sus operaciones de campo y aumente la productividad con las innovadoras soluciones de software de T-ROC Global diseñadas específicamente para empresas con fuerza laboral móvil dispersa. Contacto para empezar hoy mismo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el software de operaciones de campo?

El software de operaciones de campo es una tecnología utilizada por los trabajadores móviles para gestionar tareas, flujos de trabajo y recopilación de datos mientras están en el campo.

¿Cuáles son las principales características del software de operaciones de campo?

Las principales características del software de operaciones de campo incluyen programar y enviar trabajos, rastrear activos e inventario, recopilar datos, gestionar proyectos y órdenes de trabajo e integrarse con sistemas administrativos.

¿Qué industrias utilizan software de operaciones de campo?

Las industrias que comúnmente utilizan software de operaciones de campo incluyen construcción, servicios públicos, telecomunicaciones, agricultura, petróleo y gas, minería, servicios de campo, logística y transporte.