Optimización del inventario: mejores prácticas de gestión de inventario

• Personal de T-ROC
• 6 de febrero de 2024
• 13 minutos de lectura

Gestionar el inventario de manera eficiente es vital para que los minoristas, fabricantes y distribuidores maximicen la rentabilidad y minimicen el desperdicio. Sin embargo, muchas empresas todavía dependen de procesos manuales y sistemas heredados que con frecuencia conducen a imprecisiones, desabastecimientos e inventarios inflados.

Al implementar el seguimiento automatizado, el inventario perpetuo, los niveles de existencias optimizados y otras mejores prácticas, las empresas pueden optimizar las operaciones de inventario para lograr un éxito sostenible y aumentar las ganancias.

Aprovechando los sistemas de seguimiento automatizados

Una de las formas más impactantes de mejorar la gestión de inventario es incorporando sistemas de seguimiento automatizados. Contar manualmente las existencias y actualizar las hojas de cálculo deja demasiado margen para el error humano. Seguimiento automatizado a través de códigos de barras, Las etiquetas RFIDy el software de gestión de inventario proporciona visibilidad en tiempo real con un mínimo esfuerzo.

Los códigos de barras aumentan la precisión

Los códigos de barras se han utilizado durante mucho tiempo para acelerar el pago y la búsqueda de información del producto. Agregar códigos de barras a unidades de inventario individuales mediante etiquetado o embalaje proporciona otros beneficios importantes:

• Precisión de inventario mejorada: Los escaneos de códigos de barras proporcionan información definitiva en lugar de estimaciones durante los conteos.
• Conteo de ciclos más rápido: Los escáneres portátiles permiten contar rápidamente porciones de existencias.
• Seguimiento de artículo: Los códigos de barras asignados a unidades o lotes específicos ayudan con las retiradas del mercado y la prevención de pérdidas.
• Costos laborales reducidos: se necesita menos tiempo para tareas de manejo de inventario, como recepción y almacenamiento.

Seleccione códigos de barras que se ajusten a su escala de inventario y flujo de trabajo. Los códigos de barras lineales 1D son económicos y adecuados para la mayoría de los artículos. Las opciones 2D, como los códigos QR, almacenan más datos para identificar artículos únicos. Asegúrese de que su sistema POS se integre con escáneres para capturar datos transaccionales.

Etiquetas RFID para visibilidad en tiempo real

Las etiquetas de identificación por radiofrecuencia (RFID) representan la próxima evolución de los códigos de barras. RFID utiliza campos electromagnéticos para identificar y rastrear automáticamente etiquetas adheridas a objetos. Las ventajas clave incluyen:

• Escaneo manos libres: Los lectores RFID pueden escanear etiquetas desde una distancia de hasta 30 pies sin línea de visión.
• Sin recuentos manuales: RFID permite recuentos de inventario automatizados y perpetuos en tiempo real. Esto es vital para todas las empresas, desde grandes cadenas hasta pequeñas empresas, ya que permite a los equipos ahorrar tiempo.
• Prevención de pérdidas mejorada: Los portales RFID pueden detectar mercancías etiquetadas que salen de las tiendas.
• Precisión mejorada: RFID reduce los errores al eliminar los escaneos visuales.

El costo inicial de la adopción generalizada de RFID sigue siendo la principal barrera. Sin embargo, para bienes de alto valor o cadenas de suministro complejas, los beneficios a largo plazo superan los costos y tienen un impacto significativo en la gestión eficaz del inventario.

Sistemas de gestión de inventarios

Sistemas sofisticados de gestión de inventario. vincule datos críticos de ventas, almacenamiento y contabilidad para optimizar la toma de decisiones:

• Integrar con POS: Sincronice con transacciones de ventas y actualice registros de inventario automáticamente.
• Generar Órdenes de Compra: El software puede crear órdenes de compra automáticamente cuando las acciones alcanzan umbrales predefinidos.
• Optimice la selección y el almacenamiento: Dirija al personal del almacén a ubicaciones según el inventario en tiempo real.
• Proporcionar análisis: Obtenga información sobre métricas de inventario como rotación, merma y días disponibles.

Busque sistemas fáciles de usar que no interrumpan los flujos de trabajo. Los beneficios de la automatización y la visibilidad superan las curvas de aprendizaje.

Inventario perpetuo para una precisión constante

El inventario perpetuo representa el enfoque ideal para los minoristas de hoy. También conocido como inventario continuo, significa mantener un registro continuo y en tiempo real de las cantidades de inventario en lugar de recuentos físicos esporádicos.

Combatir los problemas de inexactitud

Los recuentos de inventario periódicos tradicionales están plagados de discrepancias entre los niveles de existencias reales y registrados. Las causas incluyen:

• Contracción: Hurtos en tiendas, mercancías dañadas, errores administrativos
• Mal mantenimiento de registros: POS, recepción o entradas manuales inexactas
• Lapsos de tiempo: No capturar transacciones en tiempo real

Esto da como resultado cantidades infladas de disponibilidad en papel. Inventario perpetuo mitiga esto mediante el seguimiento automatizado cada vez que se mueve la mercancía.

Proporcionar actualizaciones constantes

Los sistemas perpetuos utilizan tecnología como códigos de barras, RFID y software integrado para registrar inmediatamente la actividad del inventario. En lugar de cerrarse para hacer un balance, los sistemas perpetuos realizan miniconteos a lo largo del día o la semana. Esto proporciona dos ventajas clave:

• Sin paros laborales
• Comprobaciones frecuentes de precisión

Los recuentos de ciclos pueden ser aleatorios o centrarse primero en productos de alta velocidad propensos a encogerse. El objetivo es una visibilidad constante, no evaluaciones programadas.

Equilibrio con recuentos físicos

Los métodos perpetuos no hacen que los recuentos de inventario físico tradicionales queden obsoletos. Los recuentos manuales completos aún deben realizarse periódicamente para verificar y restablecer los registros perpetuos. Piense en los sistemas perpetuos como si le brindaran una posición actualizada al minuto, mientras que los recuentos físicos completos proporcionan líneas de base periódicas.

Cuando se utilizan juntos, los enfoques perpetuo y periódico proporcionan una precisión integral del inventario y una interrupción mínima del negocio.

Los niveles óptimos de existencias reducen los costos

Encontrar la cantidad ideal de inventario implica equilibrar los costos del exceso de existencias con los riesgos de desabastecimiento. La planificación adecuada de los puntos de reorden y los niveles de existencias de seguridad ayuda a lograr este equilibrio.

Calcular puntos de reorden óptimos

Los sistemas de inventario pueden reordenar automáticamente las existencias cuando alcanzan niveles predeterminados. Pero primero, es necesario calcular los puntos de reorden óptimos que tengan en cuenta variables como:

• Tiempo de espera: Cuánto tiempo para recibir envíos de proveedores.
• Ventas unitarias diarias promedio: La tasa de agotamiento de las ventas.
• Búfer de destino: Cuánto stock de seguridad tener a mano.

Agregue el tiempo de entrega y la reserva al nivel de inventario que se proyecta durar hasta el promedio de ventas diarias. Esto proporciona el punto de reorden que activa el reabastecimiento antes de agotar existencias. Supervise las tendencias de la velocidad de ventas y el desempeño de los proveedores para actualizarlos según sea necesario.

Mantenga un stock de seguridad adecuado

El stock de seguridad proporciona un colchón de inventario en caso de que la demanda supere las previsiones o los proveedores tengan retrasos. Es una póliza de seguro contra el desabastecimiento. Calcule los niveles de stock de seguridad en función de:

• Tiempo de entrega promedio: Los envíos más largos requieren más protección.
• Variabilidad de la demanda: Las ventas inconsistentes requieren más existencias de seguridad.
• Nivel objetivo de servicio al cliente: Las políticas más altas justifican más inventario.

Gestionar exceso de inventario

Mantener demasiado inventario también genera costos sustanciales, que incluyen:

• Tarifas de almacenamiento
• Seguros
• Contracción
• El costo de oportunidad del capital.

Establecer objetivos de existencias de seguridad para proporcionar un colchón adecuado, no excesivo. Analice la variabilidad histórica de la demanda y refine los pronósticos para mejorar constantemente las proyecciones. Esto permite reducir el stock de seguridad con el tiempo.

Los niveles par permiten un reordenamiento eficiente

Estrechamente relacionado con los puntos óptimos de reorden está el establecimiento de niveles paritarios para el inventario. Los niveles par representan la cantidad ideal para tener a mano en un momento dado.

Niveles de existencias predeterminados

Los niveles nominales están predeterminados para cada producto en función de criterios como:

• Tasa promedio de ventas
• Plazo de entrega para recibir stock adicional
• Nivel mínimo para satisfacer la demanda del cliente.

Por ejemplo, un minorista puede establecer un nivel nominal de 20 unidades para un champú popular. Una vez que la cantidad disponible llega a 10, se activa un reorden automático para actualizar hasta 20.

Reabastecimiento simplificado

Mantener los niveles par permite un reabastecimiento de inventario altamente eficiente:

• Sin monitoreo constante: Los niveles par activan reordenes automáticas sin intervención humana.
• Riesgo mínimo de desabastecimiento: Llega nuevo stock antes de quedar vacío.
• No se requiere cálculo de pedido: Elimina conjeturas al determinar las cantidades de reorden.
• Inventario general más eficiente: Los niveles par permiten un control más estricto de las cantidades disponibles.

La configuración inicial a nivel de par implica previsión y análisis. Pero el proceso en curso es mucho más simple y ágil.

Adaptarse a las tendencias

Los niveles par tampoco son fijos permanentemente. Las cantidades predeterminadas deben revisarse periódicamente en función de los patrones de ventas y factores externos. Para artículos de temporada, los niveles nominales se pueden programar para que se ajusten automáticamente durante el año según la demanda histórica.

Al igual que con los puntos de reorden óptimos, los niveles par proporcionan disciplina y eficiencia a la rutina de reabastecimiento de inventario.

Optimización del diseño del almacén

Las buenas prácticas de inventario no se refieren sólo a la configuración del software y a los cálculos numéricos. La distribución del almacén físico y las estrategias de almacenamiento también desempeñan un papel importante en la eficiencia operativa.

Zonificación Lógica

Clasifique las zonas de almacén según la actividad y ubique el inventario en consecuencia:

• Zona de recolección activa para los que se mueven más rápido: priorice el fácil acceso a los productos A.
• Reserve almacenamiento para artículos B y C: coloque los artículos de menor rotación en zonas secundarias.
• Área de control de calidad cerca de las bahías de recepción: permite una inspección rápida de los pedidos entrantes.

Esto permite que el tiempo de viaje del selector se alinee con los patrones de velocidad del elemento. Limitar las excepciones reduce el tiempo desperdiciado en movimiento y búsqueda.

Señalización y Etiquetado

Implemente señalización clara, marcas en el piso y etiquetas de productos en las zonas de recolección para ayudar a los recolectores. Esto minimiza la confusión y los errores para un cumplimiento de pedidos más rápido y preciso.

Considere pasillos numerados, etiquetas en estantes, ubicaciones fijas de códigos de barras y líneas de piso pintadas que designen zonas. Al igual que en la carretera, las ayudas a la navegación en los almacenes ayudan a evitar errores.

Uso máximo del espacio vertical

Los diseños tradicionales subutilizan el espacio cúbico disponible. Maximice el almacenamiento vertical a través de:

• Módulos pick de suelo a techo.
• Estanterías de doble fondo con pasillos intermedios.
• Los entrepisos añaden niveles de almacenamiento adicionales.

Esto permite una densidad y capacidad masivas dentro de un espacio fijo. Aproveche el espacio vertical para la expansión antes de agregar almacenes.

Recepción y almacenamiento optimizados

Coloque el inventario entrante cerca de los muelles de recepción para una inspección y procesamiento rápidos. La ubicación dirigida, facilitada por la tecnología WMS, luego coloca el stock directamente en ubicaciones óptimas de recolección en lugar de mantenerlas temporalmente, lo que reduce los toques.

Esto evita el retroceso de mercancías dentro y fuera del almacén. Áreas de recepción escalonada y almacenamiento dirigido para optimizar los flujos de inventario.

Sistemas de gestión de almacenes

Los sistemas de gestión de almacenes (WMS) representan la solución tecnológica de inventario central para muchos minoristas omnicanal en la actualidad. Las capacidades optimizan casi todos los aspectos de las operaciones de almacén:

Recopilación de datos automatizada

En lugar de entradas manuales, WMS recopila automáticamente datos de inventario durante la recepción, el almacenamiento y el cumplimiento de pedidos a través de dispositivos móviles. Esto proporciona visibilidad en todo el sistema y evita errores humanos en la entrada de datos.

Cumplimiento dirigido

Basado en niveles de inventario en tiempo real en todas las zonas, WMS dirige a los recolectores a los artículos ideales para cumplir con los pedidos. Esto minimiza la distancia recorrida y maximiza la productividad de recogida.

Reposición eficiente

Al rastrear el inventario disponible en todas las zonas en tiempo real, WMS puede dirigir el almacenamiento para rellenar las líneas de recolección antes de que se vacíen. Esto evita situaciones de recolección de existencias agotadas que generan desperdicio en viajes.

Analítica integrada

WMS contiene informes sólidos sobre métricas como tasa de pedidos perfectos, rendimiento máximo y utilización de cubos. Esto respalda el análisis basado en datos para refinar y mejorar las operaciones.

A medida que aumenta la complejidad omnicanal, WMS se convierte en una herramienta de optimización de inventario indispensable.

Visibilidad de inventario omnicanal

Los minoristas que operan tiendas físicas, además de los canales en línea, deben integrar la gestión de inventario en todos los canales.

Sistemas de comercio unificado

Tradicionalmente, los inventarios en tienda y web estaban desconectados. Los sistemas de comercio unificado modernos consolidan todos los puntos de datos del inventario en una "única fuente de verdad" accesible en toda la empresa.

Capacidades básicas

• Grupo de inventario compartido: Todos los canales provienen del mismo stock.
• Cumplimiento de pedidos multicanal: Los pedidos online se pueden realizar desde las tiendas y viceversa.
• Acceso basado en la nube: Basado en navegador significa que no se requieren instalaciones de software para verificar el stock.

Esto proporciona una verdadera visibilidad del inventario omnicanal y abre opciones de cumplimiento para satisfacer las necesidades de los clientes.

Transparencia en tiendas y almacenes

Cuando las cantidades de inventario en las tiendas físicas son opacas, con frecuencia se produce desabastecimiento en línea. Los sistemas unificados añaden visibilidad del stock de la tienda al catálogo web.

El inventario de almacenes y centros de distribución también se vuelve visible en todos los canales. Esto permite un envío directo sin interrupciones a los clientes, independientemente de la ubicación de almacenamiento original.

Orden precisa prometedora

La visibilidad omnicanal permite a los minoristas ver claramente la cantidad colectiva disponible en todos los canales para prometer pedidos y tiempos de entrega con precisión. Esto evita la sobreventa de inventario.

El futuro del comercio minorista requiere romper con los silos de canales. Los datos de inventario compartidos y las capacidades de cumplimiento mantienen las operaciones omnicanal funcionando sin problemas.

Capacitación de empleados para la disciplina de inventario

Con toda la atención puesta en la tecnología y el análisis de inventarios, no se puede ignorar el elemento humano. Ninguno de estos sistemas funciona por sí solo. La capacitación y la responsabilidad adecuadas del personal que maneja el inventario siguen siendo cruciales para minimizar las pérdidas.

Procesos Estandarizados

Cree procedimientos operativos estándar detallados para los procesos de inventario. Estos deben proporcionar instrucciones claras paso a paso para actividades como recibir, contar, seleccionar y conciliar variaciones.

Hacer cumplir el uso de estos POE mediante capacitación y evaluación. Esto promueve la disciplina y la coherencia.

Uso del sistema

Exija que el personal utilice sistemas de inventario empresarial como códigos de barras y WMS para ejecutar todas las transacciones de inventario. Evite registros fuera del sistema o soluciones manuales que generen inexactitud.

Incentivar el uso competente del sistema a través de métricas de rendimiento y programas de recompensas. Esto impulsa la adopción.

Protocolos de seguridad

Instale controles de seguridad como cámaras, etiquetas y puntos de control de salida. Pero también capacite al personal sobre protocolos de alerta sobre riesgos de merma, como embalajes dañados o movimientos de inventario no contabilizados.

Cree un proceso transparente y no punitivo para informar actividades sospechosas, errores y fallos del sistema. Los empleados que se sienten seguros al descubrir problemas de inventario permiten la detección temprana de riesgos.

La tecnología sienta las bases, pero nada reemplaza a los empleados éticos y bien capacitados que siguen atentamente los protocolos para mantener limpios los registros de inventario en toda la empresa.

Priorizar la gestión de inventario

La precisión y la eficiencia del inventario separan a los minoristas de alto rendimiento del resto. Si bien a menudo pensamos en el inventario estrictamente en términos de números, dólares y unidades, en última instancia se trata de satisfacer la demanda de los clientes. Disponer de los productos adecuados, en las cantidades adecuadas y en los lugares adecuados, es fundamental para mantener a los compradores contentos y leales.

Las prácticas cubiertas en esta guía (aprovechar los sistemas perpetuos, optimizar los niveles de existencias, enfoques de almacenamiento y reabastecimiento, visibilidad omnicanal y otras) Permitir a los minoristas lograr de manera sostenible la excelencia en el inventario.. Las deficiencias en estas áreas no sólo perjudican los niveles de servicio, sino que también conducen a importantes pérdidas de rentabilidad debido a la reducción y el exceso.

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En T-ROC Global, combinamos el poder de las personas y la tecnología para crear soluciones para marcas, minoristas y fabricantes. Tenemos una amplia experiencia y conocimientos trabajando con minoristas para desarrollar prácticas de gestión de inventario que les ayuden a rastrear, organizar y gestionar las ventas. Nuestros sistemas de gestión en tiempo real se basan en la tecnología RFID para proporcionar información y datos incomparables.

Cuando trabaja con nosotros, nos encargamos de todos los aspectos del proceso, desde la selección de hardware y software hasta el etiquetado de todos y cada uno de los elementos. Incluso capacitamos a los equipos sobre cómo escanear con precisión los recuentos de inventario.

Si su empresa busca optimizar la gestión de inventario con soluciones que funcionen, permítanos ayudarle a dar el primer paso. Programe una reunión hoy para comenzar.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los beneficios de RFID sobre los códigos de barras?

Las etiquetas RFID ofrecen varias ventajas sobre los códigos de barras:

1. RFID no requiere escaneo en la línea de visión.
2. RFID permite el escaneo automático con manos libres, mientras que los códigos de barras requieren escaneos manuales.
3. Las etiquetas RFID pueden contener más datos que los códigos de barras.
4. RFID proporciona visibilidad del inventario en tiempo real en lugar de escaneos periódicos.

¿Debería el conteo cíclico reemplazar el inventario físico anual?

El conteo cíclico debe complementar el inventario físico anual, no reemplazarlo por completo. Los recuentos de ciclos diarios o semanales proporcionan controles de precisión continuos y verificación perpetua. Pero los recuentos físicos completos de un extremo a otro actúan como restablecimientos y validaciones periódicas de registros perpetuos. Utilice ambas técnicas juntas.

¿Cuáles son los riesgos de mantener un exceso de inventario?

Mantener un exceso de inventario que se mueve lentamente genera costos de mantenimiento como almacenamiento, seguros, intereses y pérdidas. También representa el flujo de caja inmovilizado en activos no productivos. Evitar inventarios inflados mediante una gestión y una previsión disciplinadas aumenta la rentabilidad.