Una guía para la gestión de inventarios minoristas: estrategias, desafíos y tendencias
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Personal de T-ROC
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1 de marzo, 2024 -
14 minutos de lectura
La gestión de inventario sigue siendo uno de los componentes más críticos de las operaciones minoristas. El volumen y la diversidad de mercancías que fluyen a través de las empresas minoristas presentan desafíos constantes. La falta de existencias debido a un mal reabastecimiento puede llevar a la pérdida de ventas, mientras que el exceso de inventario inmoviliza el capital y conduce a rebajas que erosionan las ganancias.
Al implementar las estrategias, procesos y tecnologías adecuadas, los minoristas pueden optimizar las operaciones de inventario para satisfacer a los clientes, reducir el desperdicio y mejorar los resultados.
La experiencia del cliente depende del inventario
La gestión de inventario consiste, en última instancia, en satisfacer la demanda de los clientes. Los compradores esperan encontrar los productos que desean en stock y accesibles rápidamente en todos los canales. La falta de existencias erosiona la lealtad y envía a los clientes a la competencia. El inventario excesivo o desordenado crea un ambiente de compras deficiente.
Un inventario bien administrado permite directamente experiencias positivas para los clientes. Proporciona la selección de mercancías y la disponibilidad que esperan. El inventario ágil, preciso y visible también permite ofrecer comodidades como compra en línea, recogida en tienda (BOPIS) y envío a tienda.
Al hacer de la precisión y eficiencia del inventario una prioridad organizacional, los minoristas pueden cumplir consistentemente las expectativas de los clientes. Las estrategias y tácticas que se tratan en esta guía tienen como objetivo ayudar a los minoristas a lograr ese objetivo.
Seguimiento avanzado para visibilidad
Los minoristas deben tener una visibilidad integral de los movimientos de inventario en toda su empresa para tomar decisiones estratégicas y satisfacer las necesidades de los clientes. Los avances en la tecnología de seguimiento brindan esa visibilidad con mucho menos esfuerzo manual que los enfoques de inventario tradicionales.
Identificación por radiofrecuencia (RFID)
Etiquetas y sensores RFID Permita el seguimiento automático y manos libres del inventario en tiempo real. La capacidad de escanear elementos instantáneamente sin línea de visión a través de señales de radio desbloquea capacidades revolucionarias:
- Visibilidad perpetua del inventario: Recuentos constantes sin auditorías que requieren mucha mano de obra.
- Prevención de pérdidas mejorada: Los portales de salida pueden detectar artículos impagos que salen de las tiendas.
- Capacidades omnicanal mejoradas: Precisión del inventario en todos los canales y ubicaciones.
- Reordenación automatizada: Utilice datos RFID para detectar y reponer instantáneamente los productos agotados.
La inversión inicial en RFID generalizada sigue siendo una barrera, pero el retorno de la inversión se puede lograr en tan solo 2 o 3 años a través de mejoras en mano de obra y precisión.
Escaneo de código de barras
Para los minoristas que recién comienzan su recorrido por la visibilidad de su inventario, el escaneo de códigos de barras representa un primer paso lógico. Los códigos de barras proporcionan:
- Precisión de inventario mejorada: Los recuentos de escaneos son más precisos que las estimaciones humanas.
- Auditorías más rápidas y eficientes: Los escáneres portátiles facilitan el recuento de ciclos regulares.
- Seguimiento a nivel de artículo: Los códigos de barras únicos asignados a los productos permiten el seguimiento.
- Integración perfecta de POS: Escanee los artículos al finalizar la compra para obtener actualizaciones automáticas del sistema.
Si bien no son tan avanzados como RFID, los códigos de barras siguen siendo una forma comprobada y asequible de automatizar el seguimiento de inventario.
Sistemas de gestión de inventarios
Central software de gestión de inventario une datos críticos de ventas, pedidos, cumplimiento y contabilidad para optimizar la planificación y minimizar los desabastecimientos. Las capacidades clave de este sistema de gestión de inventario minorista incluyen:
Inventario Perpetuo
Al sincronizar los sistemas de gestión de inventario con el punto de venta y las transacciones de comercio electrónico, los minoristas pueden lograr una visibilidad perpetua del inventario. Las actualizaciones en tiempo real sobre ventas y movimientos de inventario eliminan la latencia entre transacciones y registros. Esto evita espacios que provocan desabastecimientos o contracción.
Reabastecimiento automatizado
Los sistemas sofisticados pueden generar automáticamente órdenes de compra y transferir documentos para reponer existencias. Al predefinir los niveles de existencias nominales, los plazos de entrega y las cantidades económicas de los pedidos, el sistema puede activar pedidos en momentos óptimos para mantener la disponibilidad y minimizar los costos de transporte. Los usuarios simplemente revisan las recomendaciones del sistema en lugar de calcular los pedidos manualmente.
Visibilidad omnicanal
La gestión de inventario unificada proporciona a los minoristas una "única fuente de información" sobre los niveles de existencias en todas las tiendas, sitios web y almacenes. Esto facilita capacidades como el envío desde la tienda y la compra en línea y la recogida en la tienda que requieren visibilidad en toda la empresa.
Análisis de gran alcance
Los informes sólidos brindan información sobre el rendimiento del inventario, incluida la rotación, las semanas de suministro disponibles, los niveles de servicio y los días disponibles para cada producto/ubicación. Esto respalda la previsión basada en datos, el cálculo de existencias de seguridad y las mejoras de procesos.
Integración de flujo de trabajo de un extremo a otro
Los sistemas de gestión de inventario se conectan directamente con los sistemas de punto de venta, comercio electrónico, compras, gestión de la cadena de suministro, gestión de almacenes y contabilidad. Esto permite flujos de trabajo fluidos desde las adquisiciones hasta las transacciones de ventas.
Acceso desde cualquier lugar
Los sistemas basados en la nube brindan acceso a datos y funciones de inventario desde cualquier dispositivo a través de un navegador o aplicaciones móviles. Esto permite a los ejecutivos monitorear los paneles, mientras que el personal de planta puede realizar recuentos de ciclos, transferencias o búsquedas sobre la marcha.
Planificación estratégica de inventario
Con la visibilidad perpetua como base, los minoristas pueden implementar estrategias disciplinadas de planificación de inventario centradas en mantener niveles óptimos de existencias. El análisis basado en la demanda guía el stock de seguridad efectivo, los parámetros de reordenamiento y la segmentación.
Cálculo de existencias de seguridad
El stock de seguridad proporciona una protección contra los desabastecimientos provocados por picos de demanda o retrasos en los proveedores. Sin embargo, mantener un exceso de existencias de seguridad infla los costos de mantenimiento. Apunte a buffers magros calculados usando:
- Tiempo de espera: Los plazos de entrega más largos requieren un mayor stock de seguridad.
- Nivel de servicio: Aumente el stock para aumentar las tasas de cumplimiento de pedidos a tiempo.
- Variabilidad de la demanda: Las ventas inconsistentes requieren mayores márgenes de seguridad.
- Estacionalidad: Construya antes de los períodos pico y reduzca después.
Establezca niveles de stock de seguridad por SKU según el perfil único de cada artículo. Logre un equilibrio entre capacidad de respuesta y desperdicio.
Cantidades de orden económicas
Determine cantidades de reorden rentables teniendo en cuenta:
- Costos de mantenimiento: Gastos vinculados al inventario almacenado, incluido el costo de oportunidad.
- Costos de pedido: Gastos de transporte, producción/instalación en los que incurre cada pedido.
- Demanda: Una mayor rotación significa pedidos más pequeños y más frecuentes.
Utilice datos históricos para calcular fórmulas de cantidad de pedido económico (EOQ) por artículo para optimizar el costo total. Esto también guía los puntos de reorden dinámicos: cuándo activar los siguientes pedidos.
Segmentación de inventario ABC
El análisis ABC proporciona una poderosa técnica de priorización de inventario basada en el principio 80/20 de Pareto. Al clasificar los productos en categorías A, B y C según el volumen anual en dólares, los minoristas pueden adaptar las prácticas de gestión para alinearlas con la velocidad de ventas.
Controles estrictos sobre artículos A
Los productos “A” representan aproximadamente el 20% superior de los SKU que generan alrededor del 80% del volumen total de ventas anual. Estos artículos de rápida rotación merecen una atención importante para maximizar la disponibilidad y las ventas. Las prácticas recomendadas incluyen:
- Niveles estrictos de existencias de seguridad para limitar el riesgo de desabastecimiento.
- Recuentos cíclicos frecuentes para detectar rápidamente cualquier variación.
- Colocación en ubicaciones privilegiadas en zonas de picking para el acceso más rápido.
- Automatización de reabastecimiento para mantener exactos los niveles de par.
Hacer que los productos más vendidos sean fácilmente accesibles demuestra respeto por la enorme contribución a los ingresos de los artículos A.
Enfoque moderado en elementos B
Los productos “B” representan aproximadamente el 30% de los SKU del inventario y generan el 15% del volumen. Estos productos de velocidad media son importantes para la disponibilidad, pero no requieren una intensidad de alto nivel. Las tácticas personalizadas incluyen:
- Reservas de existencias de seguridad moderadamente reducidas para equilibrar los niveles de servicio y el desperdicio.
- Conteo cíclico con menos frecuencia que los productos A pero más que los C.
- Ubicaciones en zonas secundarias de recolección o áreas de almacenamiento de reserva.
- Reposición para mantener los niveles de stock sin excedentes excesivos.
Los artículos B se prestan bien a una automatización eficiente mediante sistemas de gestión de inventario.
Recursos mínimos en elementos C
Los productos “C” representan alrededor del 50% de los SKU, pero solo el 5% del volumen. Intentar microgestionar a los vendedores lentos consume más recursos de los que se recuperan mediante las ventas.
Las recomendaciones incluyen:
- Inversión mínima o nula en acciones de seguridad vinculadas a productos C.
- Reabastecimiento solo cuando se agotan en lugar de permanecer permanentemente en stock.
- Almacenamiento en áreas de reserva terciaria separadas de las zonas de recolección activas.
- Conteo cíclico sólo 1 o 2 veces al año para confirmar los registros.
Mantener los productos C optimizados libera tiempo y dinero para invertir en impulsar la disponibilidad en los segmentos de volumen A y B.
Actualice periódicamente los códigos ABC a medida que la demanda evoluciona en la combinación de productos con el tiempo. Esto evita errores de talla única.
Optimización de Almacén
Para satisfacer la demanda omnicanal de manera eficiente, los minoristas deben optimizar las operaciones de almacenamiento y centros de distribución mediante mejoras en el almacenamiento, el diseño, la automatización y el procesamiento de pedidos.
Aumentar la densidad de almacenamiento
Aprovechar el espacio vertical a través de:
- Sistemas de almacenamiento de gran altura: Módulos pick de suelo a techo con pasarelas.
- Entrepisos: Estructuras de acero multinivel que duplican la capacidad de almacenamiento.
- Configuraciones de pasillo estrecho: Minimizar el espacio horizontal desperdiciado entre pasillos.
Esto amplía la capacidad dentro de los pies cuadrados fijos. Satisfaga los crecientes volúmenes omnicanal sin ampliar los almacenes.
Zonificación Estratégica
Organice las zonas de almacén según los niveles de actividad y los turnos de inventario:
- Zonas activas de recogida y embalaje para productos A: priorice las cercanas a los muelles de envío.
- Reserve zonas de almacenamiento para artículos B y C: mantenga los productos más lentos en áreas secundarias.
- Áreas de control de calidad cercanas a la recepción: inspeccione eficientemente el inventario entrante.
Optimice los flujos de tráfico en función de la velocidad del inventario para minimizar el movimiento desperdiciado.
Automatización a través de WMS
Los sistemas de gestión de almacenes impulsan la eficiencia del centro de distribución a través de:
- Ranurado optimizado: Asigne algorítmicamente ubicaciones de almacenamiento según la demanda.
- Almacenamiento y selección dirigidos: Envíe trabajadores a rutas óptimas basadas en inventario en tiempo real.
- Datos integrados de código de barras/RFID: Habilite el seguimiento de inventario con manos libres.
- Procesamiento sin ondas: Libere pedidos dinámicamente en lugar de oleadas por lotes.
- Flujos de trabajo sin papel: Los dispositivos móviles sustituyen al papel en todos los procesos del almacén.
WMS se vuelve imprescindible más allá de un determinado volumen de pedidos omnicanal.
Mejores prácticas de conteo cíclico
El enfoque tradicional del inventario minorista de recuentos intermitentes y a gran escala de tiendas o almacenes se está volviendo obsoleto. El conteo cíclico moderno proporciona visibilidad perpetua a través de conteos parciales en curso.
Transición al ciclismo perpetuo
En lugar de recuentos periódicos de pared a pared, los minoristas deberían realizar recuentos puntuales recurrentes en zonas designadas, productos o muestras aleatorias. El conteo de segmentos críticos diaria o semanalmente identifica las discrepancias antes de que crezcan. Este ciclo continuo elimina los conteos masivos disruptivos.
Optimizar la frecuencia de conteo
Adapte la frecuencia del recuento del ciclo en función de la velocidad y el volumen del producto. Cuente el 20 % superior de los SKU que representan el 80 % del volumen al menos semanalmente. Los vendedores más rápidos son propensos a reducirse, lo que puede justificar un ciclo diario. Cuente los artículos C con movimiento mínimo trimestral o semestralmente. En almacenes grandes, el ciclismo diario de pared a pared puede ser lo más eficiente.
Integre el conteo de ciclos con RFID
RFID permite un conteo cíclico completamente sencillo. El sistema proporciona lecturas automatizadas continuas de todo el inventario etiquetado. Los informes pueden mostrar instantáneamente los resultados del recuento de ciclos en comparación con la auditoría manual del personal. RFID también verifica la precisión de los resultados del ciclo manual.
El apalancamiento cuenta para el aprendizaje
El objetivo debería ser más que registrar las variaciones. Analice las causas fundamentales de cada discrepancia durante la conciliación. ¿Dónde ocurrió el error de selección? ¿Qué permitió la contracción? Esto convierte las auditorías en experiencias de aprendizaje para perfeccionar continuamente los procesos.
Haga del ciclismo un hábito
Integre el conteo cíclico en las rutinas diarias o semanales del personal. Rotar quién realiza los conteos para involucrar a todos y evitar la monotonía. Celebre los equipos con la máxima precisión. Haga del ciclismo un proceso arraigado como las reuniones de seguridad.
Los recuentos parciales frecuentes reemplazan las interrupciones esporádicas con un sistema de precisión de inventario perpetuo. Esto evita la distracción de las operaciones principales.
Superar los desafíos de la gestión de inventario omnicanal
Si bien la gestión óptima del inventario impulsa directamente una ventaja competitiva omnicanal, también enfrenta desafíos distintivos derivados de la creciente complejidad del comercio minorista en todos los canales, ubicaciones y temporadas.
Luchar contra el desabastecimiento y el exceso de existencias
La falta de visibilidad del inventario en los canales aislados provoca desabastecimientos en línea, mientras que las tiendas tienen exceso de existencias. La creación de sistemas de comercio unificado proporciona transparencia para equilibrar los inventarios omnicanal a través de:
- Grupos de inventario compartido: Todos los canales extraen del mismo stock central.
- Cumplimiento en tienda de pedidos en línea: Amplíe el inventario a los clientes más allá de cuatro paredes.
- Visibilidad web del inventario de la tienda: Evite los desabastecimientos del comercio electrónico.
- Envío a tienda: Posicionamiento estratégico de inventario en toda la red.
Gestión de inventario estacional
Almacene acumulaciones y reducciones estacionales de manera efectiva utilizando datos históricos:
- Pedidos de pretemporada: Lleve las cantidades adecuadas con antelación según las previsiones.
- Reposición en temporada: Reponga rápidamente los productos más vendidos para captar la demanda.
- Optimización de rebajas: Rebajar estratégicamente a los vendedores lentos para limitar el exceso de existencias.
- Previsión de devoluciones: Tenga en cuenta los aumentos repentinos de retornos del comercio electrónico después de las vacaciones.
Aproveche el análisis en lugar de la intuición para que los patrones estacionales fortalezcan la rotación de inventario en lugar de desbordar los almacenes.
Reducir la contracción
La contracción del comercio minorista promedia entre el 1% y el 2% de las ventas, lo que reduce gravemente la rentabilidad. Las causas de combate incluyen:
- Robo en tiendas y fraude: Implemente CCTV, etiquetas y personal de seguridad.
- Errores de papeleo: Digitalizar procesos utilizando sistemas de gestión de inventarios.
- Robo de proveedor o centro de distribución: Realice estrictas auditorías entrantes y salientes.
- Robo de empleados: Instituir controles de inventario y rendición de cuentas.
- Dañar: Mejorar los procedimientos de embalaje y manipulación.
El control persistente de los factores de contracción ayuda a mantener la salud de los márgenes.
Tendencias tecnológicas emergentes en inventario minorista
La innovación continua promete optimizar aún más la visibilidad, la velocidad y el análisis del inventario en los próximos años. Los principales acontecimientos a tener en cuenta incluyen:
IA y aprendizaje automático
Los sistemas de gestión de inventario de próxima generación integrarán análisis predictivos y aprendizaje automático para guiar un reabastecimiento más inteligente. Al analizar los patrones de demanda omnicanal, la IA de inventario puede:
- Previsión de necesidades de stock de seguridad.
- Optimice los puntos de reorden y las cantidades de pedidos.
- Reduzca los desabastecimientos y los costos de transporte.
- Recomendar rebajas en artículos de lento movimiento.
- Sugerir ubicaciones de almacenamiento en los centros de distribución.
Drones
Los almacenes utilizarán cada vez más drones equipados con cámaras para contar inventario, localizar artículos y monitorear los niveles de productos en los estantes. Los drones pueden realizar recuentos cíclicos diarios a nivel del suelo mucho más rápido que los humanos y al mismo tiempo llegar a lugares difíciles.
Paquetes y sensores inteligentes
Los nanosensores integrados en los envases de los productos permitirán un seguimiento preciso a lo largo de las cadenas de suministro. Los sensores también brindan visibilidad de condiciones como la temperatura y la humedad que podrían afectar la vida útil. Las transmisiones de sensores en tiempo real mejoran las operaciones del almacén y la prevención de pérdidas.
La tecnología seguirá brindando información sobre el inventario y oportunidades de automatización para manejar la creciente complejidad del comercio minorista. Las inversiones realizadas hoy establecen bases avanzadas para respaldar la innovación futura.
Lo más importante es...
El inventario es fundamental para entregar productos a los clientes en todos los canales minoristas y abarcar todos los aspectos de las operaciones. Si bien muchos factores impulsan el éxito del comercio minorista, el inventario actúa como el combustible que mantiene el motor en funcionamiento. Cuando se ajusta bien mediante visibilidad perpetua, estrategias de optimización y coordinación omnicanal, la gestión de inventario se traduce directamente en ventas, ganancias y diferenciación competitiva.
Al aprender de los líderes minoristas, estudiar las prácticas emergentes y explorar nuevas tecnologías, los minoristas pueden liberarse de los cuellos de botella en la gestión de inventario que frenan el potencial de crecimiento empresarial.
Busque T-ROC Global para obtener asistencia en la gestión de inventario
Ya sea que esté buscando implementar nuevos métodos de gestión de inventario o necesite revisar todo su sistema, T-ROC Global puede ayudarlo.
En T-ROC, combinamos personas y tecnología para crear soluciones personalizadas para marcas, minoristas y fabricantes. Tenemos una amplia experiencia trabajando con minoristas para desarrollar prácticas de gestión de inventario que les ayudan a rastrear, organizar y gestionar las ventas. Nuestros sistemas de gestión en tiempo real se basan en la tecnología RFID para proporcionar información y datos incomparables para que pueda seguir siendo competitivo y eficiente.
Cuando trabaja con nosotros, nos encargamos de todos los aspectos del proceso, desde la selección de hardware y software hasta el etiquetado de todos y cada uno de los elementos. Incluso capacitamos a los equipos sobre cómo escanear con precisión los recuentos de inventario.
Si su empresa busca optimizar la gestión de inventario con soluciones que funcionen, permítanos ayudarle a dar el primer paso. Programe una reunión hoy para comenzar.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los riesgos del exceso de stock de seguridad?
Mantener un exceso de existencias de seguridad que se mueve lentamente genera costos de transporte como almacenamiento, seguros, intereses y pérdidas. También representa el flujo de caja inmovilizado en activos no productivos. Evitar inventarios inflados mediante una gestión disciplinada del stock de seguridad aumenta la rentabilidad.
¿Debería el conteo cíclico reemplazar el inventario físico anual?
El conteo cíclico no debe reemplazar sino complementar el inventario físico anual. Los recuentos de ciclos diarios o semanales proporcionan controles de precisión continuos y verificación perpetua. Pero los recuentos físicos completos de pared a pared actúan como restablecimientos y validaciones periódicas de registros perpetuos. Utilice ambas técnicas juntas.
¿Cuáles son los beneficios de RFID sobre los códigos de barras?
En comparación con los códigos de barras, los beneficios clave de RFID incluyen escaneo automático con manos libres, sin necesidad de línea de visión, mayor capacidad de datos y visibilidad perpetua del inventario en tiempo real. RFID promete mucha mayor velocidad y precisión, pero actualmente tiene un costo mayor que los códigos de barras 1D/2D.
¿Cómo pueden los minoristas crear visibilidad de inventario omnicanal?
Los sistemas de comercio unificado que consolidan todos los puntos de datos del inventario en todos los canales brindan a los minoristas una "única fuente de información" sobre los niveles de existencias en toda la empresa. Esto permite compartir inventario, cumplir pedidos entre canales y optimizar el posicionamiento del inventario en la red minorista.
