Manténgase a la vanguardia: optimice su sistema de gestión de inventario

• Personal de T-ROC
• 15 de enero de 2024
• 16 minutos de lectura

La gestión eficaz del inventario es clave para el funcionamiento perfecto de cualquier empresa que comercialice bienes, ya sea una empresa manufacturera o una tienda minorista. La gestión ineficiente del inventario y, por lo tanto, la mala visibilidad del inventario, pueden generar desafíos importantes, incluidos excesos de existencias, desabastecimientos e incluso pérdidas financieras para una empresa minorista. Sin embargo, con una gestión de inventario optimizada, estos obstáculos se pueden evitar, aumentando la productividad empresarial y la rentabilidad final.

La importancia de comprender la gestión de inventario

La gestión de inventario se refiere al proceso de supervisar eficientemente el flujo constante de unidades que entran y salen de un inventario existente. Implica equilibrar los costos de mantener inventarios con los beneficios de las existencias de reserva para minimizar los costos y al mismo tiempo evitar la escasez. Se utiliza un sistema de gestión de inventario para gestionar los niveles de existencias, los pedidos y las compras. Hay varios componentes clave de un sistema de gestión de inventario eficaz.

En primer lugar, la gestión de inventario implica el seguimiento de las existencias. Esto significa seguir de cerca las cantidades y los movimientos de las existencias. Códigos de barras, números de serie y etiquetas de identificación por radiofrecuencia puede ayudar a realizar un seguimiento del inventario. El software avanzado de gestión de inventario proporciona seguimiento y visibilidad del inventario en tiempo real en todas las ubicaciones. Los datos se desglosan en informes de inventario claros que brindan información empresarial para guiar la planificación y los procesos de inventario futuros.

A continuación, la gestión de inventario gira en torno a la gestión de pedidos. La función básica del sistema es gestionar los procesos de pedido, desde el envío de órdenes de compra a proveedores hasta la recepción de stock de fabricantes. La automatización de compras ayuda a optimizar y acelerar los pedidos.

La gestión de inventarios también depende en gran medida de la previsión de la demanda. Utilizando datos históricos y registros de ventas, las empresas pueden predecir la demanda futura. Hacer un seguimiento de las tendencias de la demanda ayuda a las empresas en crecimiento a garantizar una disponibilidad suficiente de existencias para satisfacer las necesidades de los consumidores sin una acumulación excesiva de inventario.

El papel crucial de la gestión de inventarios en las operaciones comerciales

La visibilidad del inventario es vital para las operaciones comerciales fluidas en todas las industrias. Afecta directamente las ventas, los costos y la rentabilidad. Al garantizar la automatización de las compras, proporcionar un cumplimiento rápido de los pedidos, minimizar la escasez, reducir el capital inmovilizado y optimizar la coordinación de la cadena de suministro, la gestión adecuada del inventario proporciona importantes ventajas estratégicas y de resultados.

Uno de los principales beneficios de la visibilidad del inventario es evitar desabastecimientos. Los desabastecimientos resultan en pérdida de ventas porque los clientes no pueden comprar artículos agotados. Esto disminuye directamente los ingresos. Con una previsión y un seguimiento de existencias eficaces, las empresas pueden evitar desabastecimientos y garantizar el rápido cumplimiento de los pedidos en todos los canales de ventas.

La gestión de inventario también reduce los costos de inventario. Los costos de transporte, el desperdicio, el deterioro, el robo y los impuestos contribuyen a los costos de mantenimiento del inventario. Al optimizar los niveles de existencias, la gestión de inventarios reduce el exceso de inventarios, lo que reduce los costos de mantenimiento. Las técnicas justo a tiempo minimizan aún más los inventarios.

Además, la gestión de inventario mejora la gestión de la cadena de suministro. Con visibilidad del inventario en tiempo real en toda la cadena de suministro, las empresas pueden coordinar la fabricación, las compras y la logística. Esto mejora la planificación y construye relaciones más sólidas con los proveedores.

En general, la gestión de inventario es esencial para el control financiero, la eficiencia operativa y el servicio al cliente. Las empresas no pueden prosperar sin un seguimiento preciso de las existencias que gestione adecuadamente los niveles de existencias.

Beneficios clave de un sistema de gestión de inventario optimizado

Un sistema de gestión de inventario optimizado proporciona muchos beneficios que mejoran las operaciones y aumentan el rendimiento final. Los beneficios clave incluyen:

• Aumento de ventas: Al evitar los desabastecimientos, las empresas pueden cumplir con más pedidos y aumentar las ventas. Los clientes obtienen los productos que quieren cuando los quieren.
• Costos reducidos: Los niveles de inventario más bajos conducen a menores costos de mantenimiento. Un capital menos inmovilizado también mejora el flujo de caja.
• Mejora de la satisfacción del cliente: Los artículos en stock y los tiempos de cumplimiento rápidos mejoran la experiencia del cliente. Esto genera lealtad y retención.
• Mejor planificación: El análisis de inventario identifica artículos y tendencias de movimiento rápido o lento en las tiendas minoristas. Esto permite una mejor previsión y planificación de la producción.
• Mayor productividad: La gestión de inventario libera tiempo del personal dedicado al recuento manual de existencias y la realización de pedidos.
• Coordinación de la cadena de suministro: Compartir datos de existencias mejora la visibilidad del inventario, lo que permite a los proveedores coordinar mejor la producción y la entrega.
• Prevención de pérdidas: El seguimiento del inventario facilita la identificación de pérdidas por deterioro, robo o daños.
• Decisiones basadas en datos: Los informes proporcionan información para guiar las políticas e inversiones de inventario.
• Flexibilidad y escalabilidad: Los sistemas automatizados se adaptan fácilmente a medida que cambian las necesidades del inventario.

La gestión de inventario optimizada es indispensable para ejecutar de manera eficiente cadenas de suministro complejas y de ritmo rápido. Proporciona control de inventario completo y visibilidad del inventario para minimizar costos y maximizar el servicio.

Técnicas para una gestión eficaz del inventario

Uso de la tecnología en la gestión de inventario: ERP, IA, aprendizaje automático

La tecnología juega un papel fundamental en la eficacia soluciones de gestión de inventario. Las soluciones como los sistemas ERP integran funciones de inventario como órdenes de compra automatizadas, procesamiento de pedidos, control de inventario, gestión de la cadena de suministro y más para brindar a las empresas visibilidad y control completos. ERP proporciona datos en tiempo real para ayudar a optimizar los niveles de existencias, reducir los costos de transporte y mejorar el servicio al cliente.

Los algoritmos de inteligencia artificial y aprendizaje automático pueden analizar patrones de demanda pasados ​​y factores externos para generar pronósticos de demanda notablemente precisos. Esto permite a las empresas planificar niveles de inventario y ubicaciones para alinearse con la demanda proyectada. El aprendizaje automático también permite la automatización de procesos como el seguimiento de inventario, la gestión de pedidos y el reabastecimiento.

El escaneo de códigos de barras, las etiquetas RFID y los sensores de IoT agilizan el seguimiento en todas las instalaciones y canales de ventas. Proporcionan datos de inventario en tiempo real para optimizar el recuento de existencias, las ubicaciones y los puntos de reorden. Los sistemas de gestión de almacenes y las soluciones de automatización de almacenes también aumentan la eficiencia operativa.

Aplicación de la gestión de inventario justo a tiempo (JIT)

La gestión de inventario justo a tiempo se centra en reducir los costos de inventario al tener suficiente stock para satisfacer la demanda inmediata. El objetivo es eliminar el exceso de inventario que genera costos sin valor.

Las empresas necesitan una excelente coordinación de la cadena de suministro y una previsión eficaz para tener éxito en la gestión de inventario justo a tiempo. Los planes y cronogramas de producción deben alinearse estrechamente con los patrones de demanda reales. Cualquier interrupción puede provocar escasez y desabastecimiento. Sin embargo, las técnicas JIT efectivas como Kanban pueden optimizar la rotación de inventario y reducir significativamente el inventario promedio.

La gestión de inventario justo a tiempo es ideal para empresas con patrones de demanda estables y predecibles. Industrias como la manufacturera, la automotriz y la electrónica de consumo han aprovechado con éxito las técnicas JIT. Pero las empresas pueden necesitar existencias de seguridad y más flexibilidad de inventario para manejar las fluctuaciones de la demanda.

Implementación de la técnica de análisis ABC

El análisis ABC divide el inventario en tres categorías según el valor: A es extremadamente valioso, B es importante y C incluye productos con un valor relativamente bajo. Los esfuerzos de gestión de inventarios se centran entonces en un control más estricto de los productos A.

Las empresas pueden utilizar la regla 80/20 de Pareto como punto de referencia inicial: los productos A representan aproximadamente el 20% del inventario total pero contribuyen con el 80% del valor de las ventas. Los productos B representan alrededor del 30% del valor del inventario y el 15% de las ventas. Los artículos C representan el 50% del inventario pero sólo el 5% del valor de ventas.

El análisis ABC es invaluable para identificar productos de alto valor que necesitan el mayor seguimiento y control de inventario. La gestión eficaz de los productos A tiene un impacto enorme en la rentabilidad y el servicio al cliente. El análisis ABC también ayuda a las empresas a optimizar la distribución del almacén, la previsión, el reabastecimiento y más para alinearlos con el valor real del producto.

Herramientas y estrategias esenciales para una gestión de inventario optimizada

Los sistemas de gestión de inventario son un componente crucial de la gestión de la cadena de suministro. Implican realizar un seguimiento de los niveles de inventario, pronosticar la demanda, generar órdenes de compra y optimizar los niveles de existencias. La gestión eficaz del inventario equilibra los costos del exceso de existencias con los desabastecimientos y garantiza un inventario suficiente para satisfacer la demanda de los clientes.

La implementación de una solución avanzada de software de gestión de inventario proporciona visibilidad del inventario en tiempo real en múltiples ubicaciones y canales de ventas. Las funciones clave incluyen previsión de la demanda, gestión de pedidos, seguimiento y control de existencias y análisis. Esto permite tomar decisiones basadas en datos para optimizar los niveles de inventario y minimizar los costos.

Más allá del software, estrategias como los modelos de cantidad de pedido económico (EOQ) y los cálculos de stock de seguridad ayudan a determinar los tamaños de pedido ideales y los niveles de stock de reserva. La adopción de estas herramientas y estrategias permite a las empresas obtener control sobre su inventario, mejorar la eficiencia, evitar desabastecimientos y, en última instancia, deleitar a los clientes.

Software avanzado de gestión de inventario como herramienta esencial

El software de gestión de inventario es imprescindible para los vendedores multicanal. Proporciona visibilidad y control completos sobre el inventario en tiendas minoristas físicas, almacenes, tiendas en línea y otros mercados.

Las capacidades clave incluyen el seguimiento de los niveles de existencias en tiempo real, la gestión de órdenes de compra y envíos, la sincronización de datos de inventario entre canales, la generación de informes y la previsión de la demanda. Esto permite a las empresas optimizar los niveles de existencias, minimizar los costos de transporte, evitar desabastecimientos y automatizar tareas repetitivas.

Las soluciones líderes ofrecen funciones sólidas diseñadas para pequeñas empresas. Esto incluye seguimiento de inventario en múltiples ubicaciones y canales, notificaciones de puntos de reorden y la capacidad de integrarse con plataformas de comercio electrónico. Las aplicaciones móviles permiten la visibilidad del inventario en tiempo real sobre la marcha.

Implementación del modelo EOQ en su gestión de inventario

El modelo de cantidad económica de pedido (EOQ) es una estrategia de gestión de inventario que determina el tamaño ideal del pedido equilibrando los costos de mantenimiento del inventario con los costos del pedido. Su objetivo es minimizar los costes totales anuales.

La EOQ considera factores como el volumen de demanda anual, los costos fijos de reabastecimiento por pedido, los costos unitarios variables y los costos anuales de tenencia por unidad. La cantidad óptima de pedido minimiza la suma de los costos anuales de pedido y los costos anuales de mantenimiento.

Si bien está simplificado, EOQ proporciona un punto de partida para determinar el tamaño de los pedidos. Las empresas pueden utilizar software de gestión de inventario para implementar cálculos EOQ automatizados e integrarlos con los flujos de trabajo de compras.

Stock de seguridad: una estrategia para la gestión de riesgos

El stock de seguridad es un inventario de reserva adicional que se lleva a cabo para mitigar los riesgos de desabastecimiento debido a fluctuaciones de la demanda o retrasos en el suministro. Proporciona un seguro contra las incertidumbres en la oferta y la demanda.

Los niveles de stock de seguridad se pueden calcular utilizando la variabilidad histórica de ventas, los niveles de servicio deseados y los plazos de entrega. Un mayor stock de seguridad aumenta la disponibilidad pero también los costos de mantenimiento del inventario. El nivel ideal minimiza los costos totales.

Las empresas pueden aprovechar las herramientas de gestión de inventario para calcular y realizar un seguimiento de los niveles de existencias de seguridad para cada producto. La integración con la previsión de la demanda permite una gestión dinámica del stock de seguridad adaptada a cada artículo.

Medir el rendimiento de su sistema de gestión de inventario

Para las empresas que venden productos físicos, la gestión eficaz del inventario es esencial para el éxito. Una gestión adecuada del inventario garantiza que tenga los productos adecuados en stock para satisfacer la demanda de los clientes y, al mismo tiempo, evitar situaciones de exceso de existencias. Para evaluar el rendimiento de su gestión de inventario, debe establecer y realizar un seguimiento de indicadores clave de rendimiento (KPI). El uso de métricas como la tasa de rotación de inventario proporciona visibilidad de la eficacia de su enfoque de gestión de inventario.

Indicadores clave de rendimiento (KPI) en la gestión de inventarios

El seguimiento de métricas clave es vital para monitorear y optimizar la gestión de inventario. Algunos de los KPI más importantes incluyen la tasa de rotación de inventario, los días de ventas de inventario, las tasas de cumplimiento de artículos, el exceso de existencias y los niveles de falta de existencias. La tasa de rotación de inventario mide cuántas veces se vende el inventario promedio durante un período. Una mayor rotación indica una mejor eficiencia y utilización del inventario. Los días de ventas de inventario calculan el número promedio de días que se necesitan para vender el stock disponible. Los días de ventas más bajos son mejores para el capital de trabajo. Las tasas de cumplimiento de artículos rastrean el porcentaje de pedidos completados por completo. Las altas tasas de cumplimiento significan que la disponibilidad del inventario se alinea bien con la demanda.

Otros indicadores cruciales ayudan a identificar situaciones de exceso o escasez. El valor de los artículos sobrantes u obsoletos debe ser mínimo. Los KPI de falta de existencias revelan oportunidades de ventas perdidas cuando los clientes no pueden comprar productos de inmediato. Las empresas también analizan las causas del desabastecimiento, ya sea por una mala planificación de la demanda, un reabastecimiento ineficaz, retrasos en el suministro o imprecisiones en las previsiones. Con el monitoreo en tiempo real de estas métricas, los gerentes pueden abordar las causas fundamentales y optimizar continuamente la productividad, la disponibilidad y el retorno de la inversión del inventario a través de decisiones basadas en datos. Los análisis procesables son clave para el éxito de la gestión de inventario.

Utilizar la tasa de rotación de inventario como herramienta de medición

La tasa de rotación de inventario es una de las métricas más reveladoras para comparar el desempeño de la gestión de inventario. Mide la eficiencia con la que gestiona los niveles de inventario en relación con la actividad de ventas.

Para calcular la rotación de inventario utilice esta fórmula: (Costo de bienes vendidos) / (Inventario promedio). Un índice de rotación más alto indica que el inventario se vende con más frecuencia, lo que reduce los costos de mantenimiento y el deterioro. Por ejemplo, una tasa de rotación de 5 significa que su inventario promedio se vende 5 veces al año. Compare su tasa de rotación de inventario con los puntos de referencia de la industria para evaluar el desempeño. Utilice la métrica para identificar productos de movimiento rápido y lento. Las tendencias de rotación también revelan cuándo es posible que sea necesario reequilibrar su enfoque para alinear los niveles de existencias con la demanda.

Al monitorear periódicamente la tasa de rotación del inventario junto con otros KPI clave de administración de inventario, obtendrá información crucial para la optimización.

Comprender las situaciones de desabastecimiento y exceso de existencias

Mantener niveles óptimos de inventario es crucial para que las empresas satisfagan la demanda de los clientes y maximicen las ganancias. Sin embargo, una gestión de inventario ineficaz puede provocar problemas como desabastecimiento o exceso de existencias. Un desabastecimiento ocurre cuando el inventario de un producto se agota por completo y el artículo no está disponible para que los clientes lo compren. Esto puede deberse a pronósticos de demanda inexactos, interrupciones en la cadena de suministro o seguimiento de inventario ineficiente. Los desabastecimientos resultan en pérdidas inmediatas de ventas y clientes insatisfechos que pueden llevar sus negocios a otra parte. Por otro lado, una situación de exceso de existencias significa que una empresa tiene un exceso de inventario que excede la demanda proyectada o en tiempo real. Las empresas pueden acumular excesos de existencias debido a malas predicciones, desajustes estacionales o descuentos en compras al por mayor. El exceso de existencias genera mayores costos de almacenamiento y almacenamiento, capital inmovilizado en el inventario y el riesgo de obsolescencia a medida que los productos permanecen sin venderse.

Las empresas deben analizar de forma rutinaria los datos históricos de ventas, los conocimientos de marketing, los plazos de entrega de los proveedores y las tendencias macro y micro del mercado para lograr niveles óptimos de existencias. Los sistemas de inventario perpetuo brindan transparencia en tiempo real, mientras que los modelos analíticos avanzados ayudan a anticipar las fluctuaciones de la demanda. Cuando se ajustan correctamente, estos sistemas activan la reposición automática, transferencias entre ubicaciones o puntos de reorden. Sin embargo, todavía se producen variaciones inesperadas. Las mejores defensas son establecer niveles de existencias de seguridad y trabajar en estrecha colaboración con los socios de la cadena de suministro. Con un seguimiento atento y ajustes ágiles, las empresas pueden minimizar las pérdidas de ingresos por desabastecimientos y excesos de existencias incluso en medio de la volatilidad. El objetivo de la gestión de inventario es mantener ese delicado equilibrio entre disponibilidad y exceso.

Consideraciones y análisis de costos

Los costos iniciales incluyen tarifas de compra/licencia de software que pueden oscilar entre unos pocos cientos y miles de dólares, según el tamaño y la complejidad del sistema. También existen costos de hardware como impresoras y lectores de códigos de barras, que pueden sumar unos pocos miles de dólares. Los servicios de implementación y personalización, si son necesarios, también pueden costar decenas de miles de dólares.

Los costos operativos continuos incluyen tarifas de suscripción de software que oscilan entre 50 y 150 dólares por usuario al mes para sistemas basados ​​en la nube. Los costos adicionales incluyen capacitación y apoyo a los empleados, lo que puede requerir la contratación de un administrador de inventario a tiempo completo. Las actualizaciones del software y el reemplazo del hardware con el tiempo pueden costar miles de dólares al año. Las empresas también deben tener en cuenta el costo de los empleados para ingresar y mantener datos en el sistema. Dependiendo del tamaño del inventario, esto podría equivaler a 1 o más empleados de tiempo completo.

El coste total de propiedad debe sopesarse frente a los beneficios. Los sistemas modernos pueden proporcionar visibilidad en tiempo real de los datos de inventario en múltiples ubicaciones. Esto permite a las empresas optimizar los niveles de existencias, minimizar el desperdicio debido al deterioro o la obsolescencia, mejorar el flujo de caja y mejorar los niveles de servicio al cliente. Si se implementan correctamente, estos beneficios de productividad e ingresos pueden superar con creces los costos del sistema, lo que resulta en un excelente retorno de la inversión a largo plazo. Las empresas deben considerar tanto los costos como los beneficios al evaluar los sistemas de gestión de inventario.

Posibles inconvenientes

La implementación de un sistema de gestión de inventario requiere importantes inversiones iniciales y continuas. Los costos de software, hardware, configuración, personalización, capacitación y mantenimiento pueden acumularse rápidamente, especialmente para las pequeñas empresas con presupuestos ajustados. Las empresas más grandes también corren el riesgo de gastar demasiado en sistemas extensos que son más complejos de lo que requieren sus operaciones. Si la tecnología de seguimiento de inventario es demasiado avanzada para las necesidades de una empresa o no es fácil de usar, los empleados pueden tener dificultades para adoptar los sistemas, lo que socava su valor.

El éxito de la gestión de inventario depende de la entrada de datos consistentes y precisos. Sin embargo, los errores humanos, como cantidades de pedidos incorrectas, transacciones perdidas o errores en la entrada de datos, pueden contaminar la calidad de la información en la que estos sistemas dependen para un rendimiento óptimo. Sin procesos y protocolos de control estrictos, problemas aparentemente menores pueden agravarse con el tiempo. Los niveles y ubicaciones de inventario erróneos se propagan hacia abajo e invalidan las compras, los flujos de trabajo del almacén y los envíos a los clientes. Incluso los análisis avanzados sólo proporcionan información tan fiable como los datos de entrada. Si bien los sistemas de gestión de inventario pueden optimizar las operaciones a gran escala, obtener retornos depende de mitigar los riesgos relacionados con los costos, el uso y la gestión de datos desde la implementación. Con una planificación y una gestión del cambio adecuadas, las empresas pueden minimizar estas caídas.

La gestión de inventario debería ser una prioridad estratégica clave para cualquier negocio en crecimiento. Un sistema optimizado permite a las empresas realizar un seguimiento preciso de los niveles de existencias, minimizar el desperdicio, evitar desabastecimientos, respaldar las operaciones de ventas y mantener un flujo de caja adecuado. Si bien los sistemas de inventario permanente representan el estándar en todas las industrias, cada operación tiene necesidades únicas.

Las empresas deben evaluar periódicamente sus procesos actuales y buscar oportunidades para implementar nuevas tecnologías y automatización que mejoren la visibilidad y el control del inventario. Al mantenerse a la vanguardia con una gestión de inventario sólida y proactiva, las empresas pueden crecer de manera sostenible sin perder de vista las operaciones diarias. También obtienen una ventaja competitiva a través de una mayor productividad, resiliencia a las fluctuaciones del mercado y niveles superiores de servicio al cliente. Las prácticas descritas aquí Proporcionar una hoja de ruta para establecer sistemas que puedan respaldar la expansión empresarial ahora y en el futuro.

T-ROC Global puede ayudar

Gestionar el inventario de forma eficaz es fundamental pero complejo a medida que las empresas escalan, pero T-ROC Global tiene la experiencia para optimizar sus sistemas y procesos. Nuestros consultores aprovechan las mejores prácticas y tecnologías comprobadas para ofrecer seguimiento, visibilidad y control integrales del inventario adaptados a sus operaciones.

Con una implementación práctica en el almacenamiento, la distribución, el comercio minorista y la fabricación, junto con una gestión y un soporte continuos, permitimos a las empresas reducir el desperdicio, evitar el desabastecimiento, impulsar la productividad y superar las expectativas de los clientes. Permítanos mostrarle cómo nuestras soluciones de optimización de inventario pueden transformar el inventario de un centro de costos en una ventaja competitiva. Contacto T-ROC Global hoy para comenzar.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el sistema de inventario más utilizado?

Los sistemas de inventario perpetuo se utilizan ampliamente porque actualizan inmediatamente los registros de inventario cada vez que se venden, reciben, transfieren, dañan o ajustan artículos. Los sistemas de inventario perpetuo permiten a las empresas monitorear de cerca los niveles y costos de existencias. Los sistemas perpetuos se integran con sistemas de punto de venta, órdenes de compra, proveedores y almacenes para mantener recuentos precisos. Esto evita desabastecimientos inesperados o situaciones de exceso de existencias. La precisión en tiempo real ayuda a optimizar todas las actividades relacionadas con el inventario.

¿Cuáles son los tres sistemas utilizados en el control de inventarios?

Más allá de los sistemas perpetuos, los otros dos componentes críticos del control de inventario son el conteo cíclico y el análisis ABC. El conteo cíclico valida físicamente la precisión del inventario de forma programada. El análisis ABC clasifica el inventario por valor para centrar la mayor atención en los SKU más críticos. Usados ​​en conjunto, los sistemas de inventario perpetuo, el conteo cíclico y el análisis ABC brindan seguimiento, visibilidad y control integrales del inventario con un uso eficiente de la mano de obra. La mayoría de las empresas adoptan estos sistemas y procesos estándar a medida que aumentan las necesidades de inventario.